Jak skutecznie komunikować zmianę?

Spotkanie z zespołem. Temat: zmiana zasad wynagradzania w części prowizyjnej. Obiektywnie to zmiana na lepsze: system czytelniejszy, bardziej bezpieczny. Członkowie teamu zyskują realny wpływ na swoją pensję.

Po 15 minutach spotkania panuje pełna napięcia cisza. A jeszcze nawet nie zaczęto omawiać szczegółów nowego systemu…

Dlaczego tak się dzieje? Ponieważ… jeszcze nawet nie zaczęto omawiać szczegółów nowego systemu!

Wprowadzanie zmiany zwykło się zaczynać od prezentowania analiz, przesłanek, uzasadnień, argumentów… Pada wiele słów o obecnych problemach, niedogodnościach i wyzwaniach. I po zaprezentowaniu takiej rozleglej argumentacji (często retorycznie niezłej) prowadzący spodziewają się merytorycznej dyskusji, a tymczasem otrzymują… kwestionowanie i przesłanek, i argumentów, a tym samym całej zmiany.

Dzieje się tak dlatego, że z perspektywy odbiorców taka tyrada brzmi trochę jakby nadawcy monologując sami sobie uzasadniali sens i cel zmiany. Tym samym sprawiają raczej wrażenie tworzenia pomysłu „tu i teraz”, a nie zwartego i sensownego konceptu zmiany.

Co robić? Odwróć to!

Najpierw clue zmiany: kto, co, kiedy i gdzie. Ważne jest pokazanie zmiany jako decyzji, właściwie bezdyskusyjnego faktu. To przesuwa ciężar rozmowy z „Czy?” na „Jak?”. Nie „czy będziemy to zmieniać?”, ale „jak będziemy to zmieniać?”. I to w tym obszarze otwiera się pole rozmów, konsultacji, partycypacji (która, nota bebe, jest najsilniejszym źródłem motywacji do aktywnego uczestnictwa w zmianie).

Co więc należało zrobić podczas opisanego na wstępie spotkania? Najpierw rzeczowo, krótko i konkretnie należało powiedzieć, co się zmieni, dla kogo się zmieni, kiedy się zmieni. Taki „twardy” początek. Dopiero w kolejnych krokach poruszamy kwestie „dlaczego?” i „jak?”.

To oczywiście nie znosi oporu. O nie! Ale powoduje – w znakomitej większości przypadków – że ów opór staje się bardziej merytoryczny, konstruktywny. I trwa krócej.

I jeszcze jedno: warto zwrócić uwagę, że szczególnym (i szczególnie trudnym) rodzajem zmiany jest zwolnienie z pracy. Zasady wprowadzania zmiany znakomicie sprawdzają się także w tym kontekście. Miałem okazję wysłuchać wielu smutnych relacji pracowników „grillowanych” przez menadżera lub HRowca zanim padły słowa o rozstaniu. Okazywało się, że to ani skuteczne, ani wspierające, ani korzystne wizerunkowo. no i takie rozmowy często przechodzą w płacz, lament, prośby i groźby.

A nie o to chodzi, prawda?

 

O znaczeniu drobiazgów

Drobiazgi mają znaczenie. Znaczenie kapitalne, zasadnicze. To z pozornie nieistotnych drobiazgów składają się rzeczy wielkie.
Kiedy wchodzę do organizacji mierzącej się z dużym wyzwaniem (zmiana kultury, transformacja postaw, interwencja w trudnej lub kryzysowej sytuacji),  to klient najczęściej oczekuje, że wydarzy się nagle „coś na skalę wyzwania”.  Spodziewa się czegoś dużego, spektakularnego.

A tu drobiazgi. Małe zmiany. Poruszenia w mikroskali. Krok po kroku. Z czasem składają się na większe zmiany, pokazują się w kontekście, przejawiają się w ludziach. Ale z czasem. Jakby niepostrzeżenie.
Taka jest własnie rola drobiazgów – zmieniać obraz niepostrzeżenie, ale trwale i głęboko.
 
A zmiany makro? Te najczęściej – jak wynika z moich doświadczeń – powodują „przy okazji” jakieś rysy i pęknięcia, jakby przygniatały swym ciężarem. Naruszają fundamenty, podkopują poczucie bezpieczenestwa.
Wniosek? Ważne rzeczy i ważne zmiany konstruuje się jak mozikę. I układa się ją powoli, małymi krokami. Z drobiazgów. Wtedy działają.
 
A o co chodzi z tym tytułem? Pewnie to znacie: zdanie „Moja stara piła leży w piwnicy” i „Moja stara piła, leży w piwnicy”róznią się TYLKO przecinkiem. Taki drobiazg…